Tugas Operator Sekolah – Operator sekolah sering dianggap remeh oleh berbagai pihak. Tugasnya dipandang sederhana. Padahal jika mengetahui tugas operator sekolah sebenarnya sangat berat karena tidak hanya menguras fisik, tetapi juga mental.
Operator sekolah juga seringkali menjadi obyek yang sering disalahkan jika terjadi masalah. Karena itu kejelian dan ketelitian mutlak diperlukan oleh seorang operator sekolah.
Daftar isi Artikel
Pengertian Operator Sekolah
Operator sekolah merupakan salah satu bagian dari sekolah yang diberi mandat untuk mengelola data sekolah. Data-data sekolah ini kemudian harus disampaikan kepada pusat terutama dalam hal Dapodik (Data Pokok Pendidik). Penyampaian data ini harus dilakukan dengan tepat, cepat, dan akurat sehingga tidak terjadi kesalahan dalam hal input data.
Kesalahan dalam penginputan data sekolah pada server dapat berakibat fatal. Hal yang sering menjadi masalah adalah pencairan tunjangan pendidik terhambat. Namun tidak jarang pula, kesalahan terjadi karena tenaga pendidik salah memberikan data. Jika hal ini terjadi, operator sekolah hanya dapat menyarankan tenaga pendidik untuk membenarkan data.
Syarat Menjadi Operator Sekolah
Syarat utama menjadi seorang operator sekolah adalah melek dan mahir serta tidak gagap dengan teknologi. Pekerjaan menjadi operator sekolah akan secara langsung berhadapan dengan hal-hal yang menyangkut teknologi, terutama teknologi informasi dan komunikasi. Oleh sebab itu, seorang operator sekolah dituntut untuk mampu mengoperasikan komputer dan menguasai perangkat lunak di dalamnya.
Selain itu, operator sekolah juga dituntut untuk tingkat ketelitian yang tinggi. Dengan memiliki tingkat ketelitian yang tinggi, tugas operator sekolah dapat diselesaikan dengan baik. Ditambah dengan kemampuan mengoperasikan komputer dan menguasai perangkat lunak tentu akan sangat membantu operator sekolah menyelesaikan tugasnya dengan baik, cepat, dan akurat.
Rincian Tugas Seorang Operator Sekolah
Seorang operator sekolah pada umumnya berasal dari tenaga tata usaha sekolah yang memiliki kemampuan mengoperasikan komputer dengan sangat baik. Hal ini tidak lepas dari tugas operator sekolah yang tidak bisa dilepaskan dari penggunaan komputer dan perangkat lunak di dalamnya. Selain itu, alasan seorang operator sekolah berasal dari tenaga tata usaha adalah karena operator sekolah lebih banyak berkutat dengan administrasi sekolah.
Data administrasi sekolah ini dipegang oleh operator sekolah untuk kemudian dilakukan pengarsipan secara digital. Selain itu operator sekolah juga berwenang untuk melakukan update dan penyelarasan data-data sekolah dengan server yang ada di pusat. Secara mendetail, tugas seorang operator sekolah dalam penyelarasan data sekolah termasuk pendidik dengan server di pusat dapat dijabarkan berikut.
1. Melakukan Entry Data
Operator harus memasukkan data-data yang diperlukan oleh server pusat. Data-data seperti Formulir Peserta Didik (F-PD), Formulir Sekolah (F-SEK), dan Formulir Pendidik dan Tenaga Kependidikan (F-PTK) harus disiapkan terlebih dahulu. Masing-masing formulir diisi secara manual oleh pihak-pihak terkait untuk kemudian diserahkan kepada operator sekolah.
Operator memasukkan data sesuai dengan isian yang terdapat dalam formulir ke dalam server pusat. Memasukkan data ini bukan perkara mudah karena data-data dalam formulir tersebut tidak sedikit. Perlu kejelian dan ketelitian tinggi agar tidak terjadi kesalahan. Jika diperlukan, seorang operator sekolah dapat melakukan koordinasi dengan berbagai pihak untuk membantu tugas-tugasnya.
2. Melakukan Validasi Data
Sebelum data-data tersebut dinaikkan ke dalam server, ada baiknya seorang operator melakukan validasi dan verifikasi data sebelumnya. Validasi dan verifikasi data mutlak diperlukan agar tidak terjadi kesalahan atau data ganda yang akan diinput ke dalam server dapodik. Data ganda atau daya yang tidak valid tidak akan bisa diproses oleh server dapodik.
Validasi dan verifikasi data tidak harus dilakukan sendiri oleh seorang operator sekolah. Jika data-data yang diminta adalah data tentang diri pendidik, maka sebaiknya operator sekolah meminta pendidik tersebut untuk melakukan validasi. Operator sekolah juga dapat meminta pihak lain untuk melakukan validasi dan verifikasi data jika ternyata data tersebut tidak termasuk dalam ranah dan tugas operator sekolah.
3. Pembaruan Data Sekolah
Data-data yang berkaitan dengan sekolah, baik itu data siswa, data pendidik, atau data sekolah itu sendiri tentu berubah setiap tahunnya. Oleh sebab itu, salah satu tugas operator sekolah adalah melakukan pembaruan terhadap data-data tersebut. Pembaruan ini dapat dilakukan secara berkala sehingga data-data yang berada di dalam server dapodik senantiasa data terbaru.
Untuk melakukan pembaruan data ini, operator sekolah dapat meminta bantuan berbagai pihak terkait yang dianggap bersangkutan. Jika data tentang pendidik misalnya, maka operator dapat meminta pendidik terkait untuk melakukan pembaruan data dirinya sebelum kemudian diunggah ke dalam server dapodik. Operator sekolah juga sebaiknya tidak memperbarui data hanya berdasarkan apa yang dia ketahui.
4. Penyetaraan Data Sekolah Dengan Server
Tugas selanjutnya seorang operator sekolah adalah melakukan penyetaraan data sekolah sebenarnya dengan data yang ada pada server. Pada beberapa waktu tertentu, sistem dapodik akan memberikan kesempatan bagi sekolah untuk melakukan penyetaraan data-data yang diperlukan. Operator sekolah dapat memanfaatkan kesempatan untuk melakukan penyetaraan data.
Penyetaraan data dilakukan setelah data-data baru dari sekolah diberikan. Sehingga ada perubahan data asli dengan data yang ada di server. Penyetaraan juga dapat dilakukan jika ternyata terdapat kesalahan data pada server, sehingga data pada server berbeda dengan data sebenarnya. Sebelum melakukan penyetaraan, pastikan semua data yang ada pada operator adalah data terbaru.
5. Melakukan Pengarsipan Data Sekolah
Setelah data yang ada pada server dapodik sudah dipastikan benar, tugas operator sekolah masih belum selesai. Berikutnya adalah melakukan pengarsipan terhadap data-data tersebut. Mengarsip data-data sekolah sebaiknya tidak hanya dilakukan dalam bentuk hardcopy saja melainkan juga softcopy atau dalam bentuk digital.
Arsip dalam bentuk digital ini akan lebih aman dan lebih mudah dicari di kemudian hari. Proses pengarsipan dalam bentuk digital ini membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Melakukan digitalisasi data dari kertas menjadi berkas-berkas digital bisa diselesaikan berhari-hari. Karena itu seorang operator sekolah juga dituntut untuk memiliki kesehatan fisik yang prima.
6. Membantu Pekerjaan Pihak Lain
Tugas seorang operator sekolah seringkali tidak berhenti sampai hal-hal yang berkaitan dengan dapodik saja. Tidak jarang, seorang operator sekolah harus membantu pekerjaan lain seperti membuat rencana dan laporan anggaran atau proposal sebuah kegiatan sekolah. Selain dalam urusan perkantoran, data-data yang disimpan oleh operator sekolah diperlukan untuk keperluan ini.
Tuntutan utama seorang operator adalah mahir mengoperasikan komputer dan perangkat lunak untuk keperluan pengetikan. Tidak semua pihak di sekolah mahir menggunakan komputer. Oleh sebab itu kemudian operator sekolah diberi tanggung jawab untuk melakukan beberapa tugas yang berkaitan dengan administrasi yang melibatkan teknologi dan informasi.
Mengingat tugas operator sekolah sangat menumpuk, membutuhkan ketelitian, fisik dan mental yang prima. Seorang operator sekolah harus bekerja terus tanpa henti agar kegiatan sekolah dapat berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan. Sebagai operator sekolah memang dituntut menjadi pribadi yang serba bisa, karena itu tidak salah jika operator sekolah disebut juga jantung sekolah.
Sumber er.com